부분합은 데이터를 요약해서 분석하는 도구중의 하나입니다.
원하는 항목별로 기초 데이터베이스 함수를 자동으로 사용하게 해주죠
여러분들은 이제 엑셀 데이터 베이스의 기본기를 끝내게 된 것입니다.자, 오늘은 부분합에 대해서 배워보도록 하겠습니다. 부분합... 말이 참 애매하죠? 부분적인 합을 내는건가? 이런 생각도 드시죠? 맞습니다. 그런데 단순히 합을 내는 것이 아니라 데이터를 분석하기 위해서 하는 작업입니다.
엑셀에서 하위 수준 데이터를 요약하는 방법은 데이터에 자동 부분합을 추가하거나 피벗 테이블로 데이터를 요약하고 분석하거나 Microsoft Access 보고서로 데이터를 요약하고 구성하는 등의 방법이 있습니다.
부분합은 필터링 기능과 함께 데이터베이스의 기초적인 작업으로 생각하시고 열심히 하시기 바랍니다. 또한 부분합은 그룹 윤곽설정과도 밀접한 관계가 있습니다.
부분합 사용하기
우선 다음과 같은 데이터를 만들어 놓습니다.
부분합을 언제 사용하냐 하면요, 어떤 목록을 기준으로 해서 분석을 할때 사용합니다. 즉, 위와 같은 데이터가 있다면 판매원별로 요약을 한다든가, 품목별로 요약을 한다든가 하는 작업이 필요할겁니다.
예를들어 김팔자의 판매액의 합계를 구하고 싶다든가, 이번달에는 비데오가 몇대나 팔렸을까 등의 작업을 쉽게 할 수 있다는 것이죠. (이렇게 그룹화 시켜서 합을 내기 때문에 부분합이라고 합니다.)
또한번 강조 - 백문이 불여일타! 일단 해봅시다.
부분합도 데이터 작업이기 때문에 역시 데이터의 내부를 선택해 놓고 해야 합니다. 이거 다 알고 계시죠? 그 다음에 부분합을 할 때 또하나 중요한 거! - 바로 그룹화 시킬 항목으로 먼저 정렬을 시켜야 한다는 것입니다. 이거 명심하세요. 즉, 판매원별로 몇대씩을 팔았는지를 알고 싶다면 판매원이 그룹화 시킬 항목이므로 판매원을 기준으로 먼저 정렬을 해야 한다는 것입니다. 아셨죠?먼저 데이터 - 정렬을 선택해서 기준을 판매원으로 정해주세요.(판매원을 기준으로 먼저 정렬)
그림에서 처럼 정렬 대화상자가 나왔을 때 첫번째 기준의 목록 화살표를 눌러 기준을 정하시면 됩니다. 이러한 정렬 작업은 데이터베이스 작업의 기초작업이 되는 것입니다.
판매원별로 정렬이 되었지요? 그 다음에는 데이터 - 부분합을 선택하세요. 그러면 원본 데이터의 범위가 잡히고 부분합 대화상자가 나타납니다.
부분합 대화상자에서 이런 저런 항목만 설정해 주면 자동적으로 항목을 그룹화시키고 사용자가 지정한대로 데이터를 요약해서 보여주게 됩니다. 우리가 할려고 하는 작업이 판매원별 판매대수 이니까 그룹화할 항목에는 판매원을, 부분합 계산 항목은 판매대수를 선택해 주면 됩니다. 또한 가운데 있는 사용할 함수는 합계, 평균등 기본적인 데이터베이스 함수들을 선택하는 곳입니다. 여기서는 합계가 되겠지요? 만약 판매원별로 평균 몇대씩을 팔았는지를 알아보려면 사용할 함수를 평균으로 해주면 됩니다. 다음과 같이 부분합 대화상자를 완성한 후 확인 버튼을 누르세요.
대화상자의 다른 부분은 조금 있다가 다시 말씀을 드릴께요. 그러면 시트의 구조가 완전히 바뀌면서 다음과 같이 요상하게 변했지요?
그림 크기가 너무 커서 조금 줄였습니다. 자세히 보실 분은 그림을 클릭하세요!
이걸 자세히 보세요. 데이터를 총 3단계로 요약하면서 그룹화시켰습니다. 왼쪽편에 - 표시가 보이는 것은 윈도우를 사용할 때와 마찬가지입니다. 현재 모든 데이터(하위수준의 데이터)가 다 보이고 있다는 표시이죠. 이 - 표시를 클릭하면 + 표시로 바뀌면서 하위수준의 데이터는 감춰지게 됩니다.
김사자 합계 옆의 - 표시를 클릭해보세요
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-가 +로 바뀌면서 하위수준의 데이터가 숨겨지게 됩니다.
좀더 일목요연하게 볼 수 있죠? 이것은 엑셀의 데이터 메뉴에 있는 "그룹과 윤곽설정" 이라는 기능과 거의 흡사한 기능입니다.
자, 다음으로 이름상자 밑을 유심히 봐주세요. 이름 상자가 뭐지? 하시는 분들은 없겠죠? 여기서 다룰 것은 아니지만, 이름표를 삽입하는 작업은 참 중요하다고 말씀드렸습니다. 데이터베이스를 다루거나 많은 양의 데이터를 엑셀로 처리할 때는 반드시! 이름표를 이용하셔야 합니다. 잘 모르시는 분들은 앞 강좌들을 참고하세요. 이름상자 밑에 1, 2, 3이라는 숫자가 보이시나요?
이걸 차례대로 한번씩 눌러 보세요. 어떤 변화가 생기시는지 아시겠죠? 이건 그룹 자체의 윤곽을 지정하는 버튼입니다. 그럼, 부분합의 목적은 이 중에서 몇번을 이용하는 것일까요? 다 이용해도 되지만, 주로 2번을 이용하겠죠? 그쵸? 3번은 처음 봤던 그대로의 윤곽(모두 펼쳐진 상태)입니다.
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1번 버튼을 눌렀을 때
2번 버튼을 눌렀을 때물론 2번 버튼을 눌렀을 때도 각 항목별 그룹 수준을 +와 - 버튼을 이용해서 바꿀 수도 있겠죠. 이렇게 부분합을 구해놓고 차트를 그리거나 이런 저런 작업을 하시면 되는 것입니다. 다음은 각 판매원별 판매대수의 합계를 차트로 그려본 것입니다. 아름답게 꾸미는 것은 여러분들의 과제이구요.
이제 대강 감을 잡으시겠죠? 물론 이 작업도 매크로나 VBA 프로그래밍이 가능합니다. 만약 이런 작업을 반복해야 한다면 매크로 단추를 하나 만들어 놓고, 클릭만하면 부분합이 구해지고, 자동으로 차트를 만들어주는 작업이 가능해 지는 것이지요.
또하나 중요한 것은 부분합을 만들어 놓은 상태에서는 데이터의 삭제등 수정을 하지 말라는 것입니다. 부분합 상태는 데이터를 요약해서 분석하는 상태이지 내용을 수정하는 상태는 아닙니다. 하지 말라는 법은 없지만, 그래도 엑셀을 조금 사용한다는 사람의 말을 듣는 것이 좋습니다...
부분합에서 다시 부분합을 이용할 수도 있습니다. 예를들어 판매대수의 합계를 구해봤는데, 판매액의 평균을 다시 구하고 싶다... 그러면 부분합이 구해져 있는 상태라고 하더라도 그냥 부분합을 해주시면 됩니다. 데이터 - 부분합을 선택해 보세요.
부분합 대화상자에서 사용할 함수를 평균으로 설정하고, 부분합 대상을 판매액을 테크해 주세요.
그런데 아랫부분을 보면, "새로운 값으로 대치"라는 항목이 있지요? 이것을 체크해 두면 기존에 구했던 부분합의 데이터는 없어지고 새로운 부분합 값으로 바뀐다는 것입니다. 선택하지 않으면 둘다 보이게 되는 것이구요.
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각 판매원별로 개수와 판매액의 평균이 추가된 모습이렇게 나왔죠? 그리고 그룹번호도 4개로 늘어놨습니다. 각자 체크해 보세요. 아래 그림은 "새로운 값으로 대치"를 선택한 경우입니다. 부분합을 새로 한 것과 같은 효과를 보는 것이지요.
부분합도 꽤 쓸만한 기능이죠?
데이터의 분석때 유용하게 사용하실 수 있으실 겁니다.많은 분들이 부분합을 할 줄은 아는데 원본데이터로 돌아가는 법을 잘 모르는 것 같더군요. 이것도 간단합니다. 단순히 부분합을 실행한 후 대화상자에서 "모두 삭제"를 선택하면 되거든요...
원본데이터로 돌아갔죠? 제가 아까 부분합 상태에서 데이터를 수정하지 말라고 한 것은 이런 경우에, 원본데이터로 복귀가 안되는 경우가 있기 때문입니다.
오늘은 이정도로 부분합의 기능만을 소개하는 것으로 마치겠습니다.
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끌어옴, http://blog.naver.com/clubhee99/6190501
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